Registro General de la Universidad de Alcalá

El servicio de registro de la Universidad de Alcalá está descentralizado en cuatro puntos de servicio:

Horario

De lunes a viernes de 9:00 a 14:00 horas en todas las dependencias registrales.

El registro del Rectorado, además, estará abierto al público de lunes a jueves de 16:00 a 18:00 horas, excepto período de vacaciones de Semana Santa, Navidad y los meses de julio y agosto, cuando presta servicios mínimos de 9:00 a 14:00 h.

De acuerdo al Art. 16.4b de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, también es válida la entrada de documentos por correo administrativo presentando la documentación dirigida a la Universidad de Alcalá en sobre abierto en cualquier oficina de correos, cuyos horarios son más amplios.

Son documentos registrables, entre otros:

• Salidas: los documentos emitidos por cualquier autoridad académica u órgano administrativo de la Universidad de Alcalá en el ejercicio de sus funciones.
• Entradas: los documentos provenientes de fuera de la Universidad para cualquier autoridad académica, funcionario u órgano administrativo de la Universidad de Alcalá, cuyo procedimiento establezca o sea aconsejable entren por el Registro General.

No tendrán acceso al Registro:

• Comunicaciones internas no vinculadas a un procedimiento administrativo, notas de régimen interior, etc.
• Escritos generales o informativos dirigidos a la Comunidad Universitaria de Alcalá no sujetos a plazos y que no tengan relación con funciones o actos administrativos propios de la misma, sin perjuicio de utilizar el procedimiento del certificado con acuse de recibo si se desea la constancia del envío. Con idéntica finalidad, en cualquier caso, la constancia de la recepción de un documento puede lograrse mediante la firma de su copia por el destinatario.

• El presentante podrá solicitar del Registro General justificación de la entrega del documento presentado, que será expedida automáticamente por el sistema informático.
• Para dar la máxima celeridad a la tramitación, los documentos presentados a registro deberán ir acompañados de un sobre en el que ya conste la dirección del destinatario, de suerte que el funcionario registrador, cuando dé salida al documento, introduzca éste en aquél y lo expida sin más dilación.
• Bajo ningún concepto, el presentante de un documento podrá retirarlo para expedirlo personalmente una vez que el documento haya sido sellado. Tampoco podrá dictar el contenido del asiento, ni, en modo alguno, practicarlo por sí mismo.
• El funcionario registrador responde de realizar personalmente todas las actuaciones implicadas en la función registral. Presentando el documento a registro, solamente a él corresponde el sellado, las anotaciones en el sistema informático o en los libros y la expedición de aquél.
• En los registros se pueden recoger formularios para la presentación de cualquier queja o sugerencia, así como impresos relacionados con los procedimientos que se quieren iniciar a instancia de parte.

La compulsa es una forma de autenticación administrativa de documentos. Ésta consiste en el cotejo del documento original con la copia de aquél y la consignación en ésta de una diligencia para hacer constar la coincidencia textual entre uno y otro.

Será competente para practicar la compulsa:

• En los casos en que el documento original deba incorporarse a un procedimiento administrativo o, en general, entregarse en la Universidad, la unidad administrativa que reciba el documento original.
• En los casos en que el solicitante de la compulsa pretenda retirar tanto el original como la copia, la unidad administrativa que tenga atribuido el conocimiento o las funciones relativas a la materia a que el documento se refiera.
• En todo caso pero, en principio, con carácter subsidiario o residual, el Secretario General de la Universidad.

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas establece la transformación de las oficinas de registro en “oficinas de asistencia en materia de registros” donde las personas serán asistidas por un funcionario para realizar sus trámites por vía electrónica.

El Art. 12 de esta ley prevé, además, que las Administraciones Públicas asistan en el uso de medios electrónicos a:

• Los interesados que así lo soliciten
• Que no estén obligados a relacionarse por medios electrónicos
• Especialmente en lo referente a la identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través del registro electrónico único y a la obtención de copias auténticas.

Cuando los interesados no dispongan de los medios necesarios, su identificación o firma podrá ser válidamente realizada por un funcionario público mediante su firma electrónica. Para ello el ciudadano deberá identificarse ante el funcionario, prestar consentimiento expreso por escrito y facilitar toda la información necesaria para el procedimiento.

Cada Administración Pública mantendrá un Registro de Funcionarios Habilitados (RFH), en el que constarán al menos los funcionarios que presten servicio en las oficinas de asistencia en materia de registro, a los que se entregará una credencial de habilitación.

GEISER Gestión Integrada de Servicios de Registro es una aplicación web desarrollada por la Secretaría General de Administración Digital, del Ministerio de Hacienda y Función Pública, para el intercambio de asientos registrales entre diferentes organismos públicos.

Para su acceso es necesario disponer de certificado electrónico de funcionario que gestiona el Centro de Información Universitaria ciu@uah.es  como registro habilitado de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.