Universidad de Alcalá 
Presentación
Antecedentes
El comienzo del Archivo, entendido en su acepción más general como “conjunto de documentos generados en el ejercicio de una actividad”, se remonta al origen de la propia Universidad de Alcalá, antes Universidad Complutense, cuya historia puede resumirse en unas pocas fechas:
- 1293 Creación en Alcalá de los Estudios Generales de Sancho IV
- 1499 Fundación de la Universidad Complutense por el Cardenal Francisco Jiménez de Cisneros
- 1836 Cierre y traslado a la Universidad Central de Madrid
- 1975 Creación del Campus Alcalá de la Universidad Complutense de Madrid
- 1977 Real Decreto 1502/1977, de 10 de junio, de creación de una Universidad de Madrid en Alcalá, futura Universidad de Alcalá
- 1998 La ciudad y la Universidad de Alcalá son declaradas Patrimonio de la Humanidad por la Unesco
La documentación anterior a 1977 fue trasladada primero a la Universidad Central de Madrid, junto al resto del patrimonio, y hoy está en el Archivo Histórico Nacional, Sección Universidades.
Las funciones y la organización del Archivo Universitario están recogidos en el Decreto 221/2003 (Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid el día 31/10/2003), por el que se aprueban los Estatutos de la Universidad de Alcalá. Su actividad comenzó en 1983, cuando se dotó a la unidad con un archivero de plantilla.
El artículo 219 de los Estatutos dice que el Archivo Universitario “es un servicio universitario que integra todos los documentos de cualquier naturaleza, época y soporte material, generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por la Universidad o por las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente la misma. Tiene como misión custodiar su patrimonio documental en el marco de un sistema de gestión único, y cuya finalidad es proporcionar acceso, dentro de la normativa vigente, a la documentación a todos los miembros de la comunidad universitaria y contribuir a la racionalización y calidad del sistema universitario”.
Estas funciones quedan reflejadas de una manera más amplia en el Reglamento del Archivo Universitario, aprobado por el Pleno del Consejo de Gobierno de 25 de marzo de 2004. En él se indica que “el Archivo Universitario depende orgánicamente de la Secretaría General y que su gestión, coordinación y dirección corresponden a la Dirección del Archivo”. También señala que “el Archivo Universitario es la unidad administrativa encargada de organizar, coordinar y dirigir la actuación de los diferentes Archivos de la Universidad, siendo el depositario de su Patrimonio Documental”. Es interesante resaltar este punto ya que sienta las bases del Sistema de Archivos Universitario. El Reglamento además incide en los servicios que debe prestar y en sus tareas básicas.
El sistema está formado por los archivos de oficina y el central o intermedio; no hay todavía un archivo histórico propiamente dicho, dada la juventud de la institución. Además están los servicios técnicos del Archivo.
El fondo custodiado en el Archivo Central está formado por documentación transferida por los Servicios Centrales de la Universidad, los Centros Académicos y las Unidades Técnicas. Esto da lugar a una gran variedad documental de la que cabe destacar el fondo fotográfico, el fondo de planos, el de carteles y el de proyectos de obra.
La consulta de la documentación es facilitada a las diferentes unidades productoras de acuerdo con los distintos niveles de acceso y con la protección de los derechos de los interesados.
Funciones
Según recomendaciones de la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas (CAU, grupo de trabajo permanente de la Conferencia de Rectores de las Universidades Españolas, CRUE), del que es miembro el Archivo Universitario, éste debe ser un servicio único, una unidad funcional que gestione todo el sistema archivístico de la institución y el ciclo vital completo de los documentos. Su dependencia orgánica de la Secretaría General o de la Gerencia favorece la coordinación de todo el sistema.
Sus fondos están formados por series comunes a todas las Administraciones Públicas, más las propias de las actividades de la Universidad, como son docencia, estudio e investigación. La producción documental principal es la producida por los órganos de gobierno y representación, los servicios generales y específicos, los departamentos, centros de investigación e institutos propios, adscritos o mixtos, más la de las personas adscritas a la enseñanza y el servicio universitarios en sus actividades no privadas. Se considera “documento de archivo universitario” toda expresión en lenguaje natural o convencional, gráfica, sonora o imagen, en cualquier tipo de soporte, que sea testimonio de la actividad universitaria.
Los criterios de valoración de la documentación universitaria son comunes a los del documento administrativo: valor primario administrativo, probatorio, legal; secundario testimonial e informativo. La Comisión Calificadora de Documentos establecerá el calendario de conservación-eliminación y las condiciones de acceso.
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Artículos de interés
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