Universidad de Alcalá 
Normativa
Normas básicas de transferencia de documentación al Archivo de la Universidad de Alcalá
- Las distintas dependencias remitirán al Archivo únicamente la documentación tramitada y que forme un expediente completo, no siendo necesario conservarla los cinco años preceptivos. (ejemplo: de la serie “Expedientes de concurso de provisión de plazas de profesorado contratado” se enviarán tanto la convocatoria original, instancias de los interesados, correspondencia relacionada con el procedimiento y resoluciones de las mismas)
- Se debe notificar por escrito o por teléfono al Archivo Universitario antes de cualquier entrega de documentación, señalando la cantidad de cajas, las fechas y la materia de la que tratan. El responsable del Archivo concretará el día en que el traslado se realizará y en qué condiciones.
- La documentación se remitirá al Archivo ordenada, metida en carpetillas de archivo, habiendo eliminado previamente los duplicados, post-it, las fotocopias inútiles y añadidos plásticos o metálicos (clips, fundas, separadores, etc.). Las carpetillas o expedientes deberán guardarse en cajas de archivo definitivo numeradas a lápiz, correspondiendo la numeración con la indicada en la hoja de transferencia.
- Las transferencias anuales de documentación desde las unidades, oficinas y departamentos productores al Archivo Universitario se deberán realizar mediante relaciones de entrega en las que se especifique claramente la procedencia de la documentación. Estas relaciones normalizadas se pueden descargar de la web del Archivo (Formularios) y, una vez cumplimentadas, deberán enviarse por correo electrónico al Archivo. En el Archivo Universitario se cotejarán estas relaciones con la documentación, tras lo cual el Responsable del Archivo remitirá de nuevo las copias por triplicado a la unidad remitente, cuyo responsable a su vez las firmará y las devolverá al Archivo, quedándose con una copia para la oficina.
- Cuando una unidad administrativa, facultad, departamento, servicio administrativo o negociado desaparezca, la documentación generada por ese órgano que corresponda a competencias no asumidas por los organismos que pasen a desempeñar sus funciones se transferirá inmediatamente al Archivo Universitario.
- En ningún caso se remitirá documentación al Archivo sin haberlo notificado, al menos, con una semana de antelación, al objeto de habilitar el espacio destinado a la misma.
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