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Formularios
Pautas para cumplimentar las hojas de transferencia de documentación al Archivo Universitario
El impreso de transferencias está diseñado en Excel, lo único que hay que hacer es ir rellenando los campos señalados a continuación. Hay que tener en cuenta que existen cuatro tipos de impresos que se activan pinchando las flechas que hay en la parte inferior izquierda de la pantalla, al pinchar aparecen cuatro pestañas con los siguientes nombres: hoja única, 1ª hoja, hoja final, hoja intermedia, la elección de una u otra depende del volumen de datos a relacionar.
Ejemplo:
- Organismo productor: código: SERVICIO DE XXX. Sección XXX. 0.0.0.
- Organismo Remitente: código. SERVICIO DE XXX. Sección XXX. 0.0.0.
- Fecha de la transferencia: año, mes y día
- Función del organismo productor: código: XXXXXXXXX. 0.0.0.
- Descripción de las series documentales: Aquí se indican las series documentales (procedimientos) que se transfieren, señalando el nombre y todas las observaciones que se consideren adecuadas.
- Fechas extremas: los años académicos que remitas.
- Código aplicado a la serie documental: El código correspondiente.
El resto de los campos se cumplimentan en el Archivo.
Para facilitar el trabajo una vez cumplimentado el impreso nos lo remitís por correo electrónico, nosotros rellenamos los campos que nos toca cumplimentar, imprimimos tres copias que firman los responsables del Archivo y de la oficina o sección, una de las cuales os quedáis vosotros y las otras dos nos las enviáis.
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